詢價(requestforquotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后,通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡商。如果這是常態(tài)性的采購,需求的形態(tài)又是屬于標準零件,對于商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品發(fā)時,對于那些不屬于標準品的部分,詢價的時候就必須要特別注意是否有商足夠的資料,來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與商各說各話,以及在品質認知上的差異,對于詢價時所應資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
一、詢價項目的“品名”與“料號”
首先,詢價項目的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應比備的最基本資料。商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品,這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號",這也是雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性,在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù),其中更包括有數(shù)字及英文字母在內。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同,甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
二、詢價項目的“數(shù)量”
通常商在報價時都需要知道方的需求量,這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等級的需求數(shù)量",如數(shù)量為500k,1m,3m等等;每一次下單的大約"數(shù)量";或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。除了讓商了解需求量及采購的形態(tài)外,也可同時讓商分析其自身產(chǎn)能是否能應付方的需求。
在詢價時方通常都有一個通病,那就是怕量少而無法得到好價格,便把需求量或采購量予以"膨脹"。此時,雖然采購能夠獲得短期的利益,就算拿到了量產(chǎn)的價格,如果在真正進行采購后,無法達到報價的預期數(shù)量時,商不是提高價格,便是在其他方面減少對客戶的服務,或停止,到頭來得不償失的還是自己。因此,對需求量的資訊應很實在的與商溝通,同時采購也可拿出市場預測來說服商,如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。
三、詢價項目的“規(guī)格書”
規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質的工具,應包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本,如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購,如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等,也應附上國際通用語言英文的譯名,以雙語(bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式,則必須向商詢問其接受的程度,在時應注意以國際共通的檔案格式如dwg、iges、dxf、pro/e等等,以方便商轉換圖檔。不過,在利用電子郵件傳遞檔案的同時,最好也同時一份清楚繪在圖紙上的工程圖面,以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。
四、詢價項目的“品質”要求
表達詢價項目品質規(guī)范要求的方式有許多種,通??梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務的品質要求,應該依照產(chǎn)品或服務的不同特性,綜合使用數(shù)種方式來進行。
a.品牌(brandortradenames):一般而言,使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的,不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費,也同時能降低品質檢驗的手續(xù),因為只需確認產(chǎn)品的標示即可。不過,具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高,購數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
b.或同級品("orequal"):其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品,決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明,同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
c.商業(yè)標準(commercialstandard):商業(yè)標準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學成分、工法等等,都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件,使用商業(yè)標準可以免除對品質上的誤解。
d.材料與方法規(guī)格(materialormethod-of-manufacturespecification):當對材料或方法有特定的要求時,必須注明其適用的標準。如果要求注明為din歐規(guī)時,其相對應的cns或jis規(guī)格也最好能予以注明。
e.性能或功能規(guī)格(performanceorfunctionspecification):此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及商先期參與(earlysupplierinvolvement,esi)的情況中。商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能,至于如何去制方能達到要求的細節(jié)部分,則留給商來解決。
f.工程圖面(engineeringdrawing):工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質,其內容除了必須要清晰外,對尺寸公差的精確性也不能忽略。
g.市場等級(marketgrade):通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質要求,由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識,采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時常等級的能力。
h.樣品(sample):這是一種懶人的作法,樣品的對商了解方的需求有很大的幫助,尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
i.工作說明書(statementofwork,sow):主要使用于采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物、工程發(fā)包等,一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外,對于所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障方能獲得滿意的服務,也同時要能保留足夠的彈性,讓商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。
五、詢價項目的“報價基礎”要求
"報價基礎"通常包括報價的"幣值"與"貿易條件",國內比較單純,通常都以交易,貿易條件不是以"出廠價"就是以"到廠價(運費是否內含則另議)"來計算。國際貿易就比較復雜,報價幣值方面商多半以美元為計價基礎,至于是否以采購當?shù)貛胖涤媰r,則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有ex-work(工廠交貨)、fob(船上交貨)、fas(船邊交貨)或cif(運保費在內交貨)等,在不同條件下,雙方所負擔的責任風險是不同的。fob條件下,方的責任是直到貨物裝上船為止。因此,方必須負擔裝船的風險,但方則需負責船運、海險等費用。在cif條件下,方除了必須負擔裝船的風險,還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此,在相同貨物的交易下,以cif條件的報價自然要較以fob條件的報價高,方在詢價時必須祥加注明。
六、方的“付款條件”
有關付款條件,雖然雙方都有各自的公司政策,方希望付款時間愈晚愈好。相反,方當然是認為愈早愈好。方有義務讓方了解其公司內部的標準付款條件(在采購模具時,通常有"階段性付款"的方式,如訂金30,第一次試模30,驗40),方也可在報價時提出其不同的要求,最后的付款條件則需雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于方市場時,在競爭性市場中供給超過需求,貨品和/或勞務可容易地被取得,商業(yè)的經(jīng)濟力量傾向于導致價格接近于采購的預估價值,方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求方配合,如"記帳方式(o/a)",t/t60天甚至90天。但處于方市場,因為需求超過供給甚多,情況則恰好相反。方一般會選擇較短的付款期來要求方,如選擇"貨到付現(xiàn)(cashondelivery,c.o.d.)"或"預付貨款(t/tinadvance)"。
另外,對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的"付款起算日",在國際貿易中通常國內商一般是以出貨日(shippingdate)、日(invoicedate)或裝船日(onboarddate)來起算付款到期的時間。這時如果國外主的認定為抵達日(arrivaldate)甚或到廠日(receivingdate)為起算日,中間就有可能相差一個月的時間,雙方均不可不慎。
七、詢價項目的“交期”要求
交期的要求包括方對采購產(chǎn)品需要的時間,以及方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn),及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。商雖然可依方的要求來配合,不過交期的長短關系著采購產(chǎn)品的價格,方應視實際需要來提出要求,而非一味的追求"及時供貨(justintime,jit)。
八、詢價項目的“包裝”要求
包裝方式在商估算價格時占有很大的一個比重,除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外,商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求,商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細注明其標準的包裝方式,此時采購如果不去察覺,日后再追加包裝要求,不僅時間被拖延,對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外,商在了解方的包裝要求后,也可建議是否[收起]