提前告知客戶放假通知
盡管距離春節(jié)還有接近2周時間,但工廠出貨日期,貨代放假日期及客戶的采購計劃,我們都需要提前告知,讓客戶清楚,提前做好準(zhǔn)備??蛻魞H僅只知道春節(jié),但不知道我們具體的放假時間,而且有一些新客戶,對中國節(jié)假日并不清楚,所以,我們有必要提前與客戶溝通,告知相關(guān)情況,給客戶留下一個好印象。
具體需要怎么做呢
1.給客戶發(fā)郵件通知
一般來說,我們發(fā)電子郵件給我們合作過的客戶,我們只需要通知公司假期的時間就可以,而不需要太多寒暄的話。
特別要注意的是對于正在跟進的客戶:
A、要在放假前告知客戶合作進度,讓客戶有個心理準(zhǔn)備;
B、告知客戶緊急聯(lián)系方式,如遇節(jié)假日緊急情況,可隨時聯(lián)系;
C、事先準(zhǔn)備好一些跟進的資料,假期間或許可以派上用場。
參考郵件01:
Dear XXX,
Please note we will begin our holiday for Chinese New Year from 日期 to 日期. We suggest you place orders in advance, and we could arrange pre-production process accordingly.
Kindly contact our sales rep for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
Best regards,
XXX
參考郵件02:
Dear xxx
Hope you are fine.
I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year).
However, I will check my E-mail time by time. If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 電話號碼 or send E-mail to me at 郵箱地址 and we will go back to you asap...
Thank you!
Wish a happy and prosperous new year .
Best regards,
xxx
2.設(shè)置自動回復(fù)
有些新客戶可能對中國假期不了解,會給你發(fā)送詢盤或其他郵件,所以外貿(mào)專員郵箱必須設(shè)置回復(fù)。
參考郵件:
Hi,
Hope you are doing fine!
Please noted we will begin our holiday for Chinese New Year from from 日期 to 日期.
Kinldy contact me for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
For urgently, please call me at: 0086-150 **** **** or by WhatsApp:**** ****
Nice time.
3.做好年前收尾工作
工作盡快結(jié)束,不能完成的要做好記錄。這么長的假期,如果沒有記錄,你就不會記得你當(dāng)時做了什么,從而失去了你所有的努力!
在長假到來之前,要和自己的客戶一起跟進,告知公司和貨代的節(jié)日情況,以便客戶可以提前做出決定,避免假期對他的業(yè)務(wù)造成影響。
4.社交賬號維護
假期內(nèi)我們可以社交平臺發(fā)一些自己過春節(jié)的照片動態(tài)。很多海外客戶還是樂于了解的,畢竟他們要跟中國人打交道,也需要了解中國的一些情況,更主要的是加深你在客戶心里的印象。
?特別要注意的是:
1.正在跟進的客戶,要在放假前告知客戶的合作進度,讓客戶有個心理準(zhǔn)備;
2.告訴客戶應(yīng)急的聯(lián)系方式,如果假期有突發(fā)情況,可以隨時聯(lián)系上;
3.事先準(zhǔn)備好一些跟進的資料,假期間或許可以派上用場,不要因為過節(jié)而錯失了大客戶;
4.要是跟進的單子涉及第三方,比如工廠生產(chǎn)方、海關(guān)、運輸?shù)确矫娴?,最好跟進實際情況后再說明一下。[收起]
? 外貿(mào)催款要“鉆”
要有窮追不舍的精神。我從實踐中摸索出了對債務(wù)人(業(yè)務(wù)當(dāng)事人、主管負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人)實行“三緊跟”的戰(zhàn)略,即緊跟在辦公室里,緊跟在吃飯上廁所的后面,緊跟在下班回家的途中。雖說有些過份,不得已而為之啊!滴水石穿,繩鋸木斷,有時確也起到了“功夫不負(fù)有心人”的作用。
? 外貿(mào)催款要“柔”
從道義上講,欠別人的款,心有歉意,理應(yīng)對債權(quán)人禮賓相待。但不少欠債單位,有的對你板著老臉,有的對你不屑一顧,有的甚至不讓你進門!收債人此時就得屈尊就下,用兵之計,攻心為上,說盡人間好話暖語,賠上一個真誠的笑臉,對那“三種人”實施“情感投資”,精誠所至,為爭金所開。
? 外貿(mào)催款要“韌”
清收欠款是一項長期艱苦的業(yè)務(wù),tao債人要有一種堅韌不拔的毅力,哪怕別人無理地把你象打發(fā)乞兒一般,也須忍辱負(fù)重,堅守陣地。臨陣逃脫,則會前功盡棄??匆娏艘唤z曙光,決不放過機會,同時要學(xué)會訴苦,不能同情對方,相反要讓對方同情。
? 外貿(mào)催款要直接
催款不是什么見不得人的事,也沒有什么妙語,最有效的方式就是有話直說,千萬別說對不起,或繞彎子。
? 要知根知底
在采取行動前,先弄清造成拖欠的原因。是疏忽,還是對產(chǎn)品不滿,是資金緊張,還是故意,應(yīng)針對不同的情況采取不同的收帳策略。
? 找初始聯(lián)系人
千萬別讓客戶互相推諉牽著鼻子走。
? 避免行為過激
不要做出過激的行為。催款時受了氣,再想辦法出出氣,甚至做出過激的行為,此法不可取。臉皮一旦撕破,客戶可能就此賴下去,收款將會越來越難。
? 不怕因催款而失去客戶
到期付款,理所當(dāng)然。害怕催款引起客戶不快,或失去客戶,只會使客戶得寸進尺,助長這種不良的習(xí)慣。其實,只要技巧運用得當(dāng),完全可以將收款作為與客戶溝通的機會。當(dāng)然,如果客戶堅持不付款,失去該客戶又有大不了的
? 外貿(mào)催款要當(dāng)機立斷
及時中止供貨,特別是針對客戶“不供貨就不再付款”的威脅;否則只會越陷越深。
? 收款時間至關(guān)重要
堅持“定期收款”的原則,時間拖得越久,貨款越難收回。國外專門負(fù)責(zé)收款的機構(gòu)的研究表明,收款的難易程度取決于帳齡而不是帳款金額,2年以上的欠帳只有20%能夠收回,而2年以內(nèi)的欠帳80%能夠收回。
避免欠款技巧
? 要全額付款
收不到款最大的失策之一是要求先付一部分款。經(jīng)驗證明,應(yīng)該要求全額付款,雖說拿到一點總比一點沒拿到好,卻不如收回更多。
? 收款也有競爭性
只要客戶還在營業(yè),他總得向供貨商付款。如果你沒有收到錢,那他肯定給了別人。獲得優(yōu)先付款機會的供應(yīng)商通常是與客戶保持長期良好業(yè)務(wù)關(guān)系和個人關(guān)系的企業(yè),因為誰都不愿意跟朋友鬧翻臉。
催款函模板
丨好的催款函開頭是成功的一半(開場語)
① Again we call your attention to your payment due April 30.
② We again call your attention to the following invoices which, according to our records, are still unpaid well beyond our normal terms:
③ Once again, we ask for your cooperation in paying your account which is now more than two months past due.
丨沒有催款理由也要創(chuàng)造理由(找借口)
① Would you please let us have an explanation of why the invoice is still outstanding?
② Please let us know why the balance has not been cleared.
③ We would like to know if there is a reason for your delay in paying your long overdue account.
丨“笑里藏刀”的催款函(禮貌地催款)
① I am sure it is not your intention to ignore past due notices at the expense of your credit standing.
② I am sure you are not intentionally trying to make our work difficult, but that's what it amounts to.[收起]